IJsbrand Velzeboer: ‘Je mag een auditor best misleiden’

Een goede QA-manager moet lui zijn, ketengericht denken en ruzie durven maken met de directie, vindt voedingsmiddelentechnoloog en adviseur IJsbrand Velzeboer. De ‘bureaucratische’ audits waarmee kwaliteitsmanagers te maken hebben, zijn hem een doorn in het oog. “De kern is dat de retailer de producent niet vertrouwt.”  

Als IJsbrand Velzeboer (1953) een stuk rvs ziet, gaat zijn hart stante pede sneller kloppen. Zijn liefde voor de voedingsmiddelenbranche begon namelijk in de machinebouw, waar hij na zijn opleiding voedingsmiddelentechnologie aan eerst de HAS (“daar werd ik na drie jaar weggestuurd”) en daarna de Zuivelschool in Bolsward (“weer dikke pret”) in terecht kwam. Inmiddels geeft hij – de pensioengerechtigde leeftijd ruim gepasseerd – met zijn bedrijf Scienta Nova allround advies over voedselveiligheid. Zo ondersteunt hij fabrikanten bij voedselveiligheidsvraagstukken en audits, traint hij (toekomstige) QA-managers en treedt hij weleens op als deskundige in het tv-programma Keuringsdienst van Waarde.        

In zijn drukke agenda vindt IJsbrand gelukkig tijd voor een interview met Vakblad Voedingsindustrie. Het wordt een gesprek over de perfecte QA-manager en over onorthodoxe maatregelen tijdens audits. En tussendoor krijgen we de ene anekdote na de andere voorgeschoteld, over hoe hij een potje bruine bonen-opgiet uit een fabriek mee wilde smokkelen voor een scheikundig onderzoek op school (en betrapt werd), hoe hij een bevroren sloot overstak om te bewijzen dat het tóch mogelijk was een bedrijventerrein op te komen, over vervalste auditdocumenten, omkopende QA-managers, huilende QA-managers, en over het Wedgwood servies van de augurkenkoning Oos Kesbeke. 

De ideale QA-manager is bij voorkeur ‘extreem lui’, wat jou betreft. Waarom? 

“Een goede kwaliteitsmanager is vooral iemand die goed overzicht heeft, kan delegeren en – bij wijze van spreken – alleen de koffie inschenkt voor de auditor. Traceerbaarheid bijvoorbeeld, dat ligt uiteindelijk op het bordje van de QA-manager, maar is eigenlijk de verantwoordelijkheid van de afdelingen inkoop en verkoop. Als zij de traceerbaarheid goed op orde hebben, dan hoef je alleen maar die systemen bij elkaar te leggen om een compleet beeld te krijgen. De TD; idem dito – als daar goed opgeleid personeel staat dat geregeld preventief onderhoud uitvoert, dan heeft de QA-manager er weinig omkijken naar. En als het even kan, laat je tijdens een voedselveiligheidsaudit het management de reviews presenteren.”    

Maar de praktijk is ongetwijfeld een stuk weerbarstiger dan je schetst.

“Zeker, in de echte wereld staat de QA-manager er vaak alleen voor. Bovendien: de ideale QA-manager mag dan lui zijn, dat betekent niet dat hij of zij niet betrokken moet zijn. Management by walking around, noem ik dat. Snappen mensen op de vloer waar ze mee bezig zijn? Hebben ze lol in hun werk? Dat zijn kernvragen voor de kwaliteitsmanager. Bied een luisterend oor en geef advies waar nodig. Zorg dat je zichtbaar bent op de werkvloer, kom uit je hokje. Al is dat laatste helaas steeds lastiger door die tijdslurpende audits.”    

Waarom kosten die audits zoveel tijd? 

“Om een aantal redenen. Waar retailers zich vroeger nog weleens verenigden, willen ze nu allemaal individueel een certificaat voor voedselveiligheid hebben. Dus de ene week komt de auditor van Jumbo met een stapel voedselveiligheidsdocumenten die ingevuld moet worden – nog los van alle bewijsstukken en rapporten die aangeleverd moeten worden –, en de week erop staat Aldi of McDonalds op de stoep met weer een ander boekwerk. Pure werkverschaffing. Sommige retailers houden bovendien geheim wat ze willen checken – heel flauw. En auditoren gaan soms buiten hun boekje. Natuurlijk, fabrikanten moeten zich aan de wet houden en voedselveiligheid garanderen, maar ik heb weleens een auditor met een tandartshaakje de kitrand zien lospeuteren. Dan stap ik erop af. De kosten van zo’n audit kunnen ook nog eens oplopen tot tienduizenden euro’s. Een corrupt verdienmodel, als je het mij vraagt. De kern is dat de retailer de producent niet vertrouwt. Als er een goede vertrouwensband is, heb je al die bureaucratie niet nodig. Je mag die auditors trouwens best een beetje misleiden. In mijn trainingen komt dat ook aan bod.” 

Klinkt gewaagd. Hoe pak je dat aan? 

“Je charme in de strijd gooien; ‘wat fijn om u te zien!’. En als het een puinhoop is in de fabriek delegeer je de auditor eerst naar de verpakkingsafdeling, al heeft een gehaaide auditor dat wel in de gaten. Keihard liegen kan ook, al raad ik dat af. Ik pleit voor de ‘witte leugen’: je moet wél de waarheid vertellen, maar je hoeft niet álles te vertellen. Als QA-manager hoef je niet roomser te zijn dan de paus, maar integriteit is belangrijk.”

Een belangrijke kerncompetitie die je volgens jou van de QA-manager mag verwachten, is ketengericht denken. Gebeurt dat voldoende? 

“Nee, helaas. Kwaliteit begint bij het land van oorsprong. Dus om een compleet beeld te krijgen van de voedselveiligheid, moet je weten waar grondstoffen worden ingekocht. In het zwaar vervuilde Mumbai? Test de grondstoffen dan op zware metalen en pesticiden. Haal je zonnebloemolie uit Oekraïne? Momenteel één van de grootste gebruikers van explosieven, dus check extra op nitraat. Een kwestie van een monster naar het lab sturen en voor een paar tientjes ben je klaar. Af en toe de krant openslaan kan dus geen kwaad, zeker met de huidige geopolitieke toestand. Risico-gestuurd denken is bittere noodzaak anno nu. Breng ook de opslag in kaart. Sla de havermout bijvoorbeeld niet op naast de wasmiddelen, want binnen twee maanden trekken de geurstoffen in de vetfractie van de haver.”

‘Begin met een goede zaklamp, daarmee zie je elke muizenkeutel onder een pallet liggen’

“Ook het eind van de keten moet je scherp hebben. Het transport bijvoorbeeld; als eieren over langere afstand verscheept worden op een pallet, zorg dan dat er ventilatie onderdoor kan, anders beschimmelen ze. Hetzelfde geldt voor koffie en granen: die containers worden vaak bij tropische temperaturen verpakt. Als er per ongeluk een gat ontstaat in de container en er komt een regenbui overheen, dan heb je kans op condensvorming en dus gevaarlijke schimmeltoxines. Er zijn trouwens heel toegankelijke tools voor een eerste screening op bepaalde toxische risico’s. Zo kun je met een ultravioletlamp op een binnenkomende partij schijnen. Als die ergens fel oplicht, dan moet er sowieso een monster naar het lab. En begin met een goede zaklamp, daarmee zie je elke muizenkeutel onder een pallet liggen.”   

Naast kennis van de keten en handige tools, is kennis van food vast ook onmisbaar voor de QA-manager…

“Zeker, als je uit de cosmetica komt, kun je niet zomaar terecht in een soepfabriek. Parate kennis over technologie en processen is essentieel. In ieder geval de basis: welke eigenschappen hebben eiwitten, vetten, koolhydraten, vitamines en mineralen? En wat gebeurt er als je daarmee gaat knutselen? Een breed netwerk biedt vaak uitkomst als je kennis tekortschiet. Ik weet ook lang niet alles, maar kan voor vragen meestal terecht bij oud-cursisten – veel betrouwbaarder dan AI.”    

Met welke uitdagingen hebben QA-managers te maken? 

“Een partij afkeuren vraagt veel moed. Zeg maar eens tegen je directeur dat die grote partij kostbare partij zalm net niet aan de veiligheidsnormen voldoet. Dan moet je opgewassen zijn tegen je directeur, ook als het een bullebak is.  Slecht-nieuws gesprekken horen erbij. En als de directie besluit om niet te luisteren, moet je jezelf juridisch indekken, met een mailtje ofzo. Want soms moet de QA-manager onterecht het veld ruimen, bijvoorbeeld als er een recall is. Terwijl hij of zij wel aan de bel getrokken heeft.”  

Hoe hou je je werk leuk als de toorn van de directie altijd op de loer ligt? 

“Met humor. Dat schept evenwicht. Nooit sarcastisch worden, dat is een voorbode voor een burn-out. Ik kom te veel QA-managers tegen met stress, vaak omdat ze geen ‘nee’ durven te zeggen. En het helpt als je een allemansvriend bent. De kunst is uiteindelijk om zowel de auditor als de directeur te bevredigen, haha! Kan dat wel in het interview?”

Hoofdfoto: © Foto Hissink