Complex foodbedrijf met standaard automati­sering

Voor een complex productiebedrijf met een continue stroom van nieuwe foodconcepten, producten én klanten is een automatiseringssysteem voor beheersing van informatiestromen uitermate belangrijk. De Future Food Group vond borging bij het standaard ERP-pakket van ReflexSystems.

De Future Food Group in Oss is onderdeel van de Jan Zandbergen Group uit Veenendaal. Een bedrijf waar voorheen de focus lag op vleesproductie, maar nu ook op plantaardig en hybride. De productontwikkeling is dan ook voor 80-90% daarop gericht. Innovationmanager Jos Havekotte vertelt: “We produceren en leveren de duurzame producten aan de ambachtelijke markt, Ekoplaza’s, biologische slagers, retail en horecagroothandels. Ook blijven we deze markt innoveren en zijn nu bijvoorbeeld bezig met de tweede generatie vleesvervangers.”

Duurzame weg

Jos is verantwoordelijk voor productontwikkeling, innovatie, presentaties en proeverijen en de inspiratie. Hij toont trots de nieuw ontwikkelde vleesvervangers stoofvlees, rendang en hamburgers. “Slagers moeten soms drie keer kijken en proeven om te ontdekken dat het een vleesvervanger is. Uit ervaring weet ik wat een vleeseter lekker vindt: ik ben derde generatie slager, maak al 13 jaar recepten voor horeca/retail en heb zo’n 300 consumentensmaaktesten georganiseerd. Het mondgevoel, smaak en textuur van deze vleesvervangers is 100% vlees, de voedingswaardes zijn gelijk of zelfs beter. We creëren met een eigen research- & developmentafdeling de lekkerste smaken met natuurlijke ingrediënten, kruiden en specerijen. Producten kunnen we klantspecifiek maken, minder zout of pittig, we draaien zelf aan de knoppen.” 

Innovatie maakt complex

De continue ontwikkeling van nieuwe foodconcepten en producten en de uitbreiding van de klantenportefeuille, maakt de bedrijfsorganisatie complex. Jos schetst de situatie, met enorm veel verschillende ingrediënten, recepturen, klantinformatie, specifieke klanteisen, eigen labels, private labels, etiketten en meer. Hoe houd je deze productstromen goed beheersbaar en inzichtelijk? Hij vertelt over de aanpak: “Het bestaande ERP systeem van de Future Food Group leek niet ingericht op deze complexiteit. Ook was er onvoldoende kennis aanwezig. Daarom nodigden we ReflexSystems uit om te bespreken wat de alternatieven zijn.”

Matthijs van Nieuwkoop

Standaard én op maat

De aanpassing van het ERP systeem was geen probleem; veel functionaliteiten waren er al, maar werden niet benut. De consultant van ReflexSystems mocht aan de slag gaan. Jos over zijn ervaring met de implementatie: “Het systeem is opnieuw voor ons ingericht, zodat we al onze productstromen kunnen beheersen. We werken er alweer ruim een jaar naar tevredenheid mee. De implementatie is met vlag en wimpel geslaagd.”
“Binnen budget en binnen de afgesproken termijn”, vult Soufian Ouald l’ Hadj, algemeen directeur ReflexSystems, aan. “Jos en zijn collega’s worstelden met de complexiteit, maar voor ons was de vraag minder ingewikkeld. Wij hebben veel ervaring met het implementeren van gebruiksvriendelijke automatiseringssystemen bij foodklanten en hebben de gewenste oplossingen in onze programma’s als standaard opgenomen. De praktijk laat zien dat complexiteit goed gedijt bij deze standaardisatie. Daarom wisten wij met zekerheid dat wij de opdracht goed zouden kunnen uitvoeren. Die betrouwbaarheid had de Future Food Group nodig, want ze wilden snel van start. Na de implementatie hebben we als nazorg de puntjes op de i gezet. Dit is efficiënter en heeft een minder lange doorlooptijd dan volledig maatwerk verzorgen. Ook biedt een standaardoplossing meer continuïteit, je bent niet afhankelijk van die ene persoon die het maatwerk heeft gebouwd. We borgen kennis door spreiding, waarbij alle medewerkers van ReflexSystems de kennis van en ervaring met het programma hebben.”

Intensieve samenwerking 

Het implementatieproces was een intensief samenwerkingsproces. Jos blikt terug: “Collega Matthijs van Nieuwkoop heeft de implementatie intern opgepakt, hij schakelde met de consultant.” Ook na implementatie blijft de samenwerking tussen beide bedrijven intensief en direct. Jos benadrukt het belang van een vaste aanspreekpersoon bij ReflexSystems: “Snelheid is altijd vereist, de orders moeten weg. Daarom is het heel prettig om een partner te hebben die dat begrijpt, kennis van zaken heeft, problemen oplost, afspraken nakomt en goed registreert. En dat doen ze, professioneel en persoonlijk. Dat geeft vertrouwen.”

Richting toekomst

“Nu is het een kwestie van up-to-date houden en uitbreiden”, gaat Jos verder. “Het systeem biedt zoveel opties die we nog niet gebruiken en al wel als standaardoplossing zijn beproefd.” Soufian vult aan: “Zoals koppelingen met andere systemen. Een koppeling met Espera (uitprijzen en etiketteersysteem) is standaard. Later komt er ook een koppeling met Diviande, de producent en verpakker van diepvriesvlees, vers voorverpakt vlees en vleesvervangers binnen de Jan Zandbergen Group. Ook voor dit bedrijf mogen wij het automatiseringssysteem inrichten en implementeren.”
Tot slot krijgt Soufian van Jos een mooi compliment: “ReflexSystems heeft zichzelf in Oss bewezen en uitkomst geboden, nu mogen jullie dat ook in Veenendaal doen!”

www.reflex-systems.nl
www.futurefoodgroup.nl

Hoofdbeeld: Jos Havekotte, ©Herbert Wiggerman