Multifunc­tioneel gebruik HIMS door Westfort Groep

Beheersing van de kwaliteit van hygiëne in de voedingsindustrie is alleen mogelijk door de schoonmaakwerkzaamheden dagelijks te monitoren. Eco2Clean heeft voor de complexiteit van de schoonmaak de softwaretool HIMS ontwikkeld. Intensieve gesprekken met klanten en eigen ervaringen in de praktijk resulteerden in gebruiksvriendelijke software, de HIMS app en een eenvoudig te gebruiken, uitgebreide rapportagetool. 

Richard Evertsen, Facilitair Manager bij Westfort Vleesproducten in IJsselstein is een zeer intensieve gebruiker van HIMS. Samen met Gert Visscher, directeur Eco2Clean, kijkt hij naar het gebruik van de tool binnen de Westfort Groep. “De grootste winst die je met HIMS behaalt, is dat de communicatie tussen schoonmaak, productie en kwaliteitsdienst enorm verbetert,” vertelt Richard. “Er wordt veel sneller gereageerd en geacteerd dan voor de invoering ervan. Ook is de bewaking op uitvoering van openstaande punten en verbeterpunten vele malen sneller en makkelijker geworden.

Ten opzichte van andere software pakketten onderscheidt HIMS zich doordat het niet is ontwikkeld voor alleen het productiebedrijf, of alleen het schoonmaakbedrijf. Beide partijen gebruiken het, met als doel de hygiëne te optimaliseren en te borgen. Als het schoonmaakbedrijf hinder ondervindt van iets vanuit productie, wordt dit in HIMS gemeld. Daarmee is deze tool mijns inziens een heel goede toevoeging aan de dagdagelijkse processen. Het wordt binnen Westfort breed ingezet en gebruikt door het management, de teamleiders, lijnmanagers, QESH en het schoonmaakbedrijf.”
“Deze werkwijze vraagt om openheid van zowel de productie als het schoonmaakbedrijf,” stelt Gert. De één kan niet zonder de ander.”

Functionaliteiten

Richard legt uit dat ze eerst de basis, de schoonmaakinstructie van de gehele productie, toegevoegd per object, en als algeheel naslagwerk in HIMS hebben verwerkt. “Met deze informatie genereren we uit HIMS lijsten voor de Pre-SSOP rondes. Dit zijn de controlerondes van de schoonmaak voor aanvang van de productie. Iedere afdeling heeft zijn eigen lijst, waarin het gehele bestek staat. Denk aan de periodieke planning van reinigingswerkzaamheden, AGAR planning, ATP planning en residucontrole planning. Ook zijn de interne controles op het gebied van veiligheid, bijvoorbeeld de controle van de oog- en chemiedouches, en andere interne controles die extra aandacht vragen, in deze lijst opgenomen.” 

Multifunctioneel toepassen

“Zodra er nieuwe zaken spelen die we inzichtelijk willen krijgen, denk ik ook na hoe we dit in HIMS kunnen zetten,” vertelt Richard. Als voorbeeld noemt hij de controle van de schuimkarren. “Ik heb een lijst aangemaakt, zodat er iedere nacht een controle op de werking van de schuimkarren wordt uitgevoerd. Ook ongediertebestrijding is in HIMS opgenomen. Eventuele actiepunten worden met foto’s inzichtelijk gemaakt, het bewaken van de afhandeling van deze actiepunten is via de tool zeer doeltreffend gebleken. Verder gebruik ik HIMS voor de planning van de vrachtwagenreiniging (op kenteken) en worden de werkzaamheden aan de machines ermee gemonitord. Technische mankementen worden gemeld in HIMS. Deze meldingen worden daarop in Ultimo (de softwareapplicatie waar de Technische Dienst mee werkt) gezet. Zodra de werkzaamheden in Ultimo gereed worden gemeld, meld ik deze ook gereed in HIMS, waarmee alles weer sluitend is. Loop ik vast met zo’n idee, dan krijg ik zowel vanuit de regiomanager en ICT- afdeling van Eco2Clean alle hulp en begeleiding om een oplossing te vinden.” 

Doorontwikkeling

“We blijven doorontwikkelen,” vertelt Gert. “De input van onze klanten is daarbij essentieel. We voeren doorlopend verbeteringen door in de software. Bij gebruik van HIMS door meerdere locaties van een bedrijf, kan bijvoorbeeld nu een koppeling gemaakt worden, zodat iemand de lijsten van al deze locaties ineens kan inzien. Verder is het mogelijk om documenten (bijlagen) zoals schoonmaakinstructies op objectniveau toe te voegen, en kunnen aan meldingen prioriteit worden meegegeven. Er is een ‘harde filter’ toegevoegd, zodat aan iedere gebruiker een eigen autorisatie toegekend kan worden die bepaalt wie welke melding kan zien. Op veler verzoek is de HIMS-app inmiddels naast het Nederlands ook in het Engels, Frans en Pools beschikbaar.”

Informatiebron tijdens audits

“HIMS blijkt een prettig hulpmiddel tijdens een audit,” aldus Richard. “We kunnen daardoor zeer snel en overzichtelijk op bepaalde vraagstukken ingaan. De vraag van een auditor om alle informatie, is hiermee zeer goed te beantwoorden. Meldingen, inclusief foto’s, zijn immers in HIMS verwerkt; en er is teruggemeld wanneer het gemelde probleem is opgelost, met een tegenfoto als bewijs. We zitten hierdoor veel korter op de bal. Wanneer zaken beter kunnen, is dit voor alle betrokken partijen direct inzichtelijk. Er kan direct actie ondernomen worden. HIMS bevordert het lerend vermogen van onze organisatie, waar je zowel intern als extern op kunt sturen.”  

www.westfort.nl
www.eco2clean.nl