Audits: bizarre eisen, administratieve rompslomp en stress

Spannend wanneer een audit in aantocht is. Snel de laatste risicobeoordelingen in elkaar flansen, bron-oorzaakanalyses opstellen en de directie aanmanen dit keer zélf eens het managementreview op te stellen. Dit ge-zenuw geldt vooral voor bedrijven die niet helemaal auditproof zijn, of pas onlangs in het circus zijn gestapt van de voedselveiligheidsschema’s BRC en/of IFS.

Voedselveiligheidsschema’s zijn oorspronkelijk bedoeld om aanvullende regels op  te stellen waar een bedrijf aan moet voldoen als deze voor een huismerk van een supermarktorganisatie produceert. Prima initiatief. Het voorkomt dat dezelfde koekjesfabriek iedere week een controle krijgt van steeds een andere retailer.
Veel retailers zijn echter uit BRC gestapt. Ze hebben eigen handboeken opgesteld die nog omvangrijker zijn dan het originele BRC schema. Ze voeren daar ook eigen audits voor uit. Marks & Spencer, Sainsbury, Tesco en ASDA komen vrolijk weer met hun eigen auditor langs. Het komt regelmatig voor dat een bedrijf om de 14 dagen een audit moet ondergaan. We zijn terug bij af.

Enorme jeuk

Of dit de voedselveiligheid dient? Nee. Bedrijven worden onnodig belast met een enorme administratieve last en stress. De auditor is een soort spoorzoeker die probeert zoveel mogelijk NC’s (Non Conformities = geringe overtredingen) te noteren. Wat weer ontzettend veel werk oplevert voor de QA manager: die moet binnen enkele weken een CAP (Corrective Action Plan) overleggen. Dit circus draagt nauwelijks bij aan de voedselveiligheid zoals die bij de producent geborgd dient te zijn. De ploeterende QESH- manager (Quality, Health, Safety and Environment) krijgt er evenwel, vanwege die bureaucratie, enorme jeuk van. 

EU regelgeving voldoende 

Iedere voedingsmiddelenproducent moet zich aan de wet houden en is verantwoordelijk voor de voedselveiligheid van zijn producten. De EU regelgeving wordt aangevuld met de nationale regelgeving, de NVWA verstrekt aanvullende informatie aan de hand van de informatiebladen. Naar mijn mening is dit ruim voldoende. De voedselveiligheidsschema’s BRC en IFS zijn daarmee in feite totaal overbodig. Veel wettelijke regels worden doodleuk gekopieerd, vanuit de ISO systematiek worden zaken overgenomen en over en weer nemen de schema’s regels van elkaar over.

BRC-9 kent maar liefst ruim 325 regels (IFS-8 zo’n 230), die allemaal doorlopen en afgevinkt moeten worden. Regelmatig is er een versieverhoging met toegevoegde éxtra regeltjes. Een onoplettende QA manager die deze over het hoofd ziet, kan rekenen op straf in de vorm van NC’s (Non Conformities). 

Wie goed leest, komt bizarre eisen tegen. Zoals BRC-9 regel 1.1.6 over het anonieme meldpunt kwaliteit. De vertrouwelijke meldingen moeten door de directie gedocumenteerd én geëvalueerd worden. De brievenbus zal overvol raken! Is er geen extern vertrouwenspersoon meer? 

Een ander voorbeeld betreft BRC regel 3.5.1.1 t/m 3.5.2.2, dat de veiligheidsprocedures (zoals traceerbaarheid en contaminatierisico) beschrijft omtrent ‘primair verpakkingsmateriaal’. De definitie hiervan is onlangs uitgebreid, van de omdoos van het verpakte product, tot en met het clipje dat de verpakkingsfolie bijeenhoudt. Totale onzin!
Dit zijn slechts twee kenmerkende voorbeelden van vaak kleine wijzigingen waar auditoren een speciale training voor krijgen. Dan kan hij gemakkelijk NC’s noteren. IFS is in dit opzicht geen haar beter.

Wantrouwen 

Het wantrouwen is groot. Illustratief is dat na afloop van een vaak meerdaagse audit zelfs de auditor die door de schemahouder zélf is opgeleid, geen eindoordeel mag geven over de eindscore. Dat doet het hoofdkantoor. Maar een politieagent vraagt toch ook niet eerst aan zijn leidinggevende of hij een bekeuring mag uitdelen? De competentie van de auditor wordt volledig genegeerd. Het lijkt wel een permanente motie van wantrouwen naar de eigen auditoren, gevoed door faalangst. 

Eind 2023 gooit Engeland vrijwel alle EU-regelgeving overboord. Binnen niet al te lange tijd krijgt dit schema een 100% Engels signatuur waardoor het nauwelijks in lijn zal liggen met de Europese regels. BRC zal dit ontkennen. Zij laten het stevige en redelijk corrumperende verdienmodel dat aan dit schema gekoppeld is, niet graag los. Ik verwacht dat Engelse retailers nóg meer hun eigen privé-schema dwingend gaan promoten. BRC dringt er erg op aan om alleen gebruik te maken van BRC-gecertificeerde toeleveranciers. Hoezo koppelverkoop? 

Eenvoudiger te borgen

Er is een oplossing: snel overstappen naar FSSC 22.000 en het ISO systematisch denken omarmen. FSSC 22.000 is een GFSI erkende voedselveiligheidsnorm (en geen schema), wereldwijd geaccepteerd en sinds 2005 in werking. De norm is afgeleid van ISO 9.000 en toepasbaar op de gehele voedingsketen: dus inclusief toeleveranciers als koelhuizen, transportbedrijven, machinebouwers en producenten van verpakkingsmaterialen. Er wordt van bedrijven verwacht dat ze zélf alle voor hen relevante eisen bepalen en die vervolgens hanteren. 

Ook de strategie die wordt gebruikt om aan deze eisen te voldoen, kan tijdens de risicoanalyse door bedrijven zelf worden bepaald. In het begin is het meer werk om het handboek in te richten, maar het zal snel blijken dat de voedselveiligheid met deze norm eenvoudiger te borgen is. Om de drie jaar vindt er een grondige audit plaats. In de tussenliggende periodes alleen een controle-audit. Dit systeem is integerder dan BRC of IFS om de voedselveiligheid te borgen. Zo wordt er van begin af aan veel verantwoordelijkheid bij het management gelegd: dat moet solide zijn. BRC en IFS zijn slechts schema’s met een checklijst. ISO omvat een norm die door het bedrijf zelf is opgezet, en geheel waterdicht is gemaakt vanuit de eigen managementvisie.

Regels over maatschappelijk verantwoord ondernemen (ISO 26000) en circulair produceren (ISO 59020) zijn al in de ISO systematiek opgenomen. Het wachten is op BRC en IFS, dat ze dit gaan kopiëren. Het zal me niets verbazen als ze met de eis komen dat er een PFAS-vrij verklaring moet komen op van alles en nog wat. Daarmee kan er opnieuw snel een versie-verhoging van deze holle schema’s gerealiseerd worden.

Hoe komt de QA manager van zijn jeuk af?

• Ketengericht denken
• Risico gericht denken
• Zichtbaar zijn op de werkvloer
• Overstappen op FSSC 22000 (óók GFSI erkend) en niet luisteren naar de retail, die uit pure onwetendheid en gemakzucht BRC eist.

www.scientanova.com

Hoofdbeeld: ©Algonga/shutterstock.com, beeld tekst: ©Yaowalak Rahung//shutterstock.com