6 tips voor een pragmatisch CSRD rapport

Met de invoering van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) vanaf 2024, staan veel bedrijven voor de uitdaging duurzaamheidsinformatie op te nemen in hun jaarverslagen. Hierbij de 5 fases die je moet doorlopen in je voorbereiding op de rapportage, en 6 praktische tips om deze te realiseren. Pragmatisme is het sleutelwoord! 

De CSRD is geen eenmalige exercitie; het is een continu proces. Je moet elk jaar opnieuw rapporteren. Het eerste jaar vraagt het meeste werk. Dan moet je immers de basis leggen. Daarna draait het om onderhouden en verder uitbreiden. 

Denk voordat je begint aan hoe je de CSRD wil inzetten: als verplichting of als strategische kans? Als je dan tóch moet voldoen, benut het dan ook voor je commerciële strategie! Om je voor te bereiden op de CSRD, doorloop je doorgaans de volgende vijf fases:

1. Begin met een dubbele materialiteitsanalyse (DMA), waarbij je bepaalt welke onderwerpen belangrijk zijn voor jouw bedrijf. Dit is vergelijkbaar met een GIRA-risicoanalyse. De uitkomst van de materialiteitsanalyse vormt de inhoudsopgave van je CSRD-rapportage.
2. Zodra de DMA klaar is, gebruik je de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) om te bepalen wat precies gerapporteerd moet worden.
3. Bekijk welke data je al hebt en stel actiepunten op voor de ontbrekende informatie.
4. Kies per thema één eindverantwoordelijke en vorm een projectteam om de actiepunten uit te voeren.
5. Implementeer, borg en rapporteer. Probeer hierbij aan te haken bij bestaande verantwoordelijkheden, zoals in je HACCP-team.

Tips & tricks

De CSRD is nieuw, maar je kunt veel leren door goed om je heen te kijken. Hier zijn enkele tips uit onze ervaringen in de voedingsindustrie.

1. Je eerste rapportage hoeft niet perfect te zijn

De CSRD bevat veel specifieke eisen, maar je eerste rapportage hoeft niet perfect te zijn. Focus op de belangrijkste thema’s en laat zien dat je daar stappen in zet. Prioriteer en bouw dit in de volgende jaren verder uit. De CSRD moet werkbaar zijn voor jouw organisatie. Kijk hier voor welke rapportage-eisen je kan uitstellen.

2. Stel een multidisciplinair CSRD-team samen

Start met het samenstellen van een CSRD-team. Het is belangrijk dat dit een multidisciplinair team is, aangezien duurzaamheid een breed en uitdagend onderwerp is. Daarnaast komt de benodigde informatie voor het opstellen van een duurzaamheidsverslag uit verschillende afdelingen. Vergelijk het met de aanpak bij het implementeren van een HACCP-plan: kwaliteit creëer je niet alleen. Dat vergt samenwerking met zowel interne en externe stakeholders. Een multidisciplinaire aanpak zorgt voor een vollediger en efficiënter proces.

3. Bouw voort op bestaande kwaliteitssystemen

Elk levensmiddelenbedrijf beschikt al over een vorm van een kwaliteitssysteem. Vergeleken met andere sectoren zijn deze managementsystemen ver ontwikkeld. Dit maakt dat de voedselmiddelenindustrie een unieke positie heeft binnen de CSRD. Doe hier je voordeel mee; bouw voort op reeds geïmplementeerde systemen en gebruik deze als basis voor de dataverzameling, monitoring en rapportage van de CSRD. Op deze manier voorkom je dubbel werk. 

4. Gebruik een centrale tool voor monitoring en overzicht

De CSRD vereist het verzamelen van veel data en documenten. Het is daarbij belangrijk dat iedere stap terug te traceren is, zodat het proces transparant en controleerbaar blijft voor de accountant. Een bekende valkuil is dat bedrijven alles tegelijk willen doen zonder hierbij goed overzicht te houden. Zorg daarom voor een gedegen digitaal systeem en automatiseer waar mogelijk. Dit voorkomt dat er ieder jaar handmatig data verzameld moet worden. 

5. Creëer draagvlak binnen de organisatie

Zonder voldoende draagvlak is het lastig om verandering door te kunnen voeren. Betrokkenheid van het management en heldere interne communicatie zijn essentieel om een cultuur te creëren waarin de CSRD automatisch wordt nageleefd. Ook hierbij kan worden voortgebouwd op bestaande handelswijzen, zoals het GFSI protocol voor het waarborgen van een voedselveiligheidscultuur. 

6. Kijk naar anderen en werk samen 

Meer dan 50.000 bedrijven moeten voldoen aan de CSRD. Beursgenoteerde bedrijven moeten begin 2025 al rapporteren over 2024. Kijk naar de CSRD-rapporten die uitkomen en doe inspiratie op bij andere levensmiddelenbedrijven. Zie bijvoorbeeld het jaarrapport van Yara of Cosun. Je hebt daarnaast veelal dezelfde uitdagingen als andere levensmiddelenbedrijven bij de voorbereiding op de CSRD, zoals het verzamelen van data uit je toeleveringsketens. Werk samen met je leveranciers en concullega’s om deze uitdagingen op te lossen en kosten te drukken. Brancheverenigingen en bijeenkomsten van het OSV netwerk zijn bij uitstek de gelegenheid om ervaringen te delen.

Een goed begin is het halve werk: start klein, zet de eerste stappen en groei in de komende jaren verder. Zo wordt de CSRD een haalbaar en effectief middel om jouw bedrijf toekomstbestendig te maken.

www.factordelta.nl/decsrd