Slimme kwaliteits­ma­nagers kiezen voor automati­sering

Bedrijven vervangen papierwerk massaal door online systemen. Automatisering leeft als nooit tevoren. Toch heeft de kwaliteitstak van de voedingsindustrie lange tijd achter de feiten aangelopen. Daar komt nu verandering in. Ruud Stoop, Business Unit Manager van Quality Software Company, geeft uitleg.

“Als je als kwaliteitsmanager niet meegaat met de online beweging, ben je te laat”, stelt Ruud. Het steeds groter wordende belang van automatisering heeft volgens hem grofweg twee redenen: “Offline systemen, zoals Excel en Word, zijn niet meer toereikend. Kwaliteitsdocumenten en -overzichten zijn vaak groot van omvang en worden geregeld aangepast en aangevuld. De offline systemen zijn hier niet optimaal op gebouwd. Daarnaast wordt de druk vanuit alle schakels in de voedingsketen steeds groter. Iedereen wil vandaag de dag inzicht in de veiligheid en herkomst van grondstoffen. Van retailer tot consument.”

Overal overzicht

Deze inzichtelijkheid vraagt om een goede beheersing en controle van alle documenten  binnen een bedrijf. Wanneer verlopen bijvoorbeeld de certificaten? Zijn de registratielijsten volledig ingevuld? Bevat het handboek de meest recente werkinstructies? De kwaliteitsafdeling moet alles op orde hebben. Ruud: “Daar komen ook de onaangekondigde audits bij. Je hebt niet meer de luxe om vlak voor een audit een blikje mensen open te trekken en achterstallig onderhoud weg te werken. Dan ben je simpelweg te laat. Een online systeem biedt uitkomst. Alle documenten, taken en verbeteracties zijn op één plek gebundeld en medewerkers hebben toegang tot de meest recente versies. Als manager kun je vanaf elke plek inloggen, de actuele status inzien en eventueel acties uitzetten, zelfs als je op een terrasje aan de andere kant van de wereld zit.”

Eenvoudig risico’s beheersen

Ook voor de risicoanalyse grondstoffen biedt een online systeem voordelen. “Vroeger werden grondstoffen vooral binnen Europa ingekocht. Bedrijven hebben tegenwoordig een wereldwijde focus. Hoe meer grondstoffen en leveranciers, des te complexer de gevarenbeheersing. De mogelijke gevaren van iedere leverancier en ingrediëntgroep moeten immers beoordeeld en geborgd worden.” Input verzamelen uit de database van RASFF en Riskplaza is hierbij onvermijdelijk. Een tijdrovende klus, weet Ruud uit ervaring. Hij vertelt: “In een online systeem hoef je de leveranciers en grondstoffen maar één keer in te voeren. De rest gaat eigenlijk vanzelf. In QA Online hebben wij bovendien een automatische koppeling met RASFF, Riskplaza en de actuele wetgeving geïntegreerd. Meldingen vanuit deze database verschijnen automatisch in een persoonlijk dashboard en kunnen met één klik beoordeeld en geüpdatet worden. Dit bespaart de QA-manager ontzettend veel tijd.”

Verbeteringen en acties plannen

Planningen, verbeterrapporten en actieoverzichten worden nog vaak op papier of in Word of Excel opgesteld. Maar het kan ook anders. Ruud: “Stel je eens voor. Er heeft een interne audit plaatsgevonden. Geconstateerde afwijkingen en bijbehorende verbeteracties noteer je eenmalig in het online systeem. Verantwoordelijke medewerkers, inclusief deadlines en eventueel ander materiaal zoals foto’s, koppel je eenvoudig aan elkaar. Je hebt hierdoor altijd inzicht in de meest actuele status van actiepunten. Een overzichtelijke planning in een online systeem waar iedereen vanaf elke willekeurige plek toegang tot heeft. Het is tegenwoordig allemaal mogelijk”.

De ‘full online experience’

De verwachting is dat de automatiseringstrend in de kwaliteitsbranche doorzet. Ruud beaamt dit. “Stap voor stap werken we toe naar verdere automatisering. Natuurlijk verliezen we het menselijke aspect niet uit het oog; bepaalde taken kan de mens simpelweg beter dan een computersysteem. Voordelen van automatisering zijn dat (routine)handelingen worden overgenomen, het communicatieproces gestroomlijnd wordt en processen en documenten zichtbaar zijn voor alle betrokken medewerkers. Hierdoor kunnen kwaliteitsmanagers zich bezighouden met zaken die er écht toe doen in het bedrijf. Efficiëntie van de werkzaamheden dus. Dat klinkt goed, toch?”

Cacao: een voorbeeld

Je koopt cacao in bij tien leveranciers. Je doet onderzoek naar cacao en concludeert dat er bijvoorbeeld vijf gevaren kunnen voorkomen. Tien leveranciers maal vijf gevaren betekent vijftig regels die verwerkt moeten worden. In een offline programma, zoals Excel of Word, kost deze handeling veel tijd. Bovendien kan de risicoanalyse een onoverzichtelijk geheel worden, vooral als er meerdere mensen in het document werken; om nog maar niet te spreken over de complexiteit van het doorvoeren van wijzigingen. Nieuwe informatie vanuit bijvoorbeeld het eigen productieproces of door veranderende wetgeving, kan van invloed zijn op de gevarenbeheersing. Een online systeem is in dit geval een efficiënte oplossing.  

www.ktba.nl