'Alle stakeholders 24/7 in control'

Als voedingsmiddelenproducent weet je met Kleendesk in één oogopslag hoe je er op het gebied van hygiëne op dat moment voor staat. Het online platform meldt realtime storingen, microbiologische cijfers, chemieverbruik, en eventuele trends in deze gegevens. Hygiëne heeft geen geheimen meer. Bas Niemeijer van Kleentec: “Hierdoor voorkom je incidenten of escalaties.”

Werk je samen met reinigingsspecialist in de voedingsmiddelenindustrie Kleendesk, dan maakt digitaal platform Kleendesk automatisch en kosteloos onderdeel uit van de dienstverlening. Bas Niemeijer is directeur Food & Industry bij het schoonmaakbedrijf dat vorig jaar met haar ruim 1.100 medewerkers is opgegaan in Facilicom. Hij licht toe: “In deze softwaretool leg je al je geplande werkzaamheden – het schoonmaakprogramma – vast; net als de kwaliteitschecks op het schoonmaakprogramma, alle werkinstructies en productinformatiebladen en alle reinigingsprotocollen. Je hebt geen papier of map meer nodig, alles zit in het systeem en we richten het voor elke klant op maat in.”
Een digitaal logboek, daar zijn er toch wel meer van? “Wat dit systeem uniek maakt,” benadrukt Niemeijer, “is dat het puur en alleen voor de foodsector is – gespecialiseerd op hygiëne. Alle stakeholders zijn aangehaakt, het dashboard voor de klant is eenvoudig en we verkopen het niet, het zit bij onze dienstverlening in. We staan op het punt om de bijbehorende app te lanceren die voor tablets en binnenkort ook voor smartphones beschikbaar komt. Dan heb je snel toegang tot het systeem zonder eerst te hoeven inloggen.”

Bacteriologisch probleem

Een extra handige functionaliteit is dat je alle afwijkingen en storingen kunt melden. Deze melding komt dan via een pushmelding bij de juiste stakeholder terecht en blijft open staan tot deze is afgehandeld. Daarna meldt de stakeholder de melding af, waarbij hij vertelt wat hij heeft gedaan. Niemeijer: “Als klant zie je dat een melding is gedaan en wanneer deze is opgelost. Je bent volledig ‘in control’.”
Een van de stakeholders die gebruik maakt van het systeem, is Diversey, partner van Kleentec op hygiënegebied. Ton van Schaaijk, key accountmanager Processed Food bij Diversey: “In ons geval registreert het schoonmaakteam het verbruik van reinigingsmiddelen en de procedures die het daarbij volgt. Zo kunnen wij meekijken of deze op de juiste wijze worden uitgevoerd. Als wij constateren dat een overconsumptie van chemie ontstaat, of er een bacteriologisch probleem is, kunnen we online en realtime reageren. Net als bij onduidelijkheid over de inzet van het middel. Wij grijpen dan direct in en sturen bij. Elk element – hoe klein ook – is even belangrijk voor een goede hygiëne. Een kleine afwijking kan grote gevolgen hebben.”

De leverancier is er dan ook niet op uit om alleen middelen te leveren. “Middelen werken alleen in combinatie met het juiste advies, de juiste toepassing, en de juiste inzet, anders heb je er niet zo veel aan. Wij adviseren onze klanten hoe ze dat het beste kunnen doen en hebben daarbij ook aandacht voor hoe dat zo economische mogelijk kan, met zo min mogelijk energie en water. Je moet de chemie voor je laten werken. Ons beleid hierin, en dat van alle andere hygiënepartners, komen in het online platform samen. Zo bereik je het beste resultaat.”

Hygiëne – hoe sta ik ervoor?

Andere stakeholders die gebruik maken van het systeem zijn bijvoorbeeld de afdeling kwaliteitsbeheer, het productieteam, de technische dienst, maar ook de ongediertebestrijder. Van Schaaijk: “Alle taken zijn ingepland; hoe je het moet doen, wanneer. Elke stakeholder registreert acties en handelt meldingen af. Problemen komen sneller boven water en zijn sneller opgelost. Je weet als klant altijd realtime: hoe sta ik er op het gebied van hygiëne voor?”
Niemeijer voegt daaraan toe: “Kleendesk is ingericht op basis van plan-do-check-act. Als je het als producent enige tijd gebruikt, kun je gaan analyseren.” Hij doelt hiermee onder andere op de mogelijkheid een route-cause-analyse te doen. Stel, er is ‘weer eens’ een storing – zo voelt men dat immers soms – dan klikt de klant de storing en de storingsgeschiedenis op zijn dashboard aan, en blijkt het een terugkerend probleem: namelijk om de week op maandagochtend. Nu kun je onderzoeken hoe het komt dat deze melding op die dag steeds terug keert. Mogelijk is het een menselijke fout, door iemand in het team aan die lijn. Zo haal je de emotie uit het probleem (“weer een storing”) en kun je het sneller oplossen. 

Audit

Niemeijer: “De klant heeft bij een audit alles up-to-date. Als je wilt, kun je de auditer zelfs laten inloggen en zal hij zien dat alles is gelogd. Tot aan de ATP-metingen en AGAR-uitslagen aan toe. Maar ook kalibraties, ijkmeldingen en optimalisatieaudits liggen vast. Door deze nieuwe functionaliteiten in Kleendesk 2.0 kunnen incidenten bijna niet meer escaleren.”

www.kleendesk.nl
www.diversey.com